本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整,没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。
湖北迈亚股份有限公司第七届董事会第六次会议于2012年03月26日以电子邮件和电话方式向全体董事、监事及高级管理人员发出通知,于2012年03月30日(星期五)上午以通讯表决的方式召开,会议应参加表决的董事8名,实际参加表决的董事8名。本次会议由董事长唐常军先生主持,会议的召开和表决程序符合《公司法》、《公司章程》的有关规定,会议审议并通过了以下决议:
一、《关于<公司内部控制规范实施工作方案>的议案》。
为切实做好公司内部控制规范实施工作,进一步加强和规范公司内部控制,提高公司经营管理水平和风险防范能力,促进公司战略发展目标的实现和可持续发展,公司根据自身实际情况制定了内部控制实施方案(详见附件一)。
以上议案8票赞成,0票反对,0票弃权。
特此公告!
湖北迈亚股份有限公司董事会
二O一二年三月三十日
附件一
湖北迈亚股份有限公司
内部控制规范实施工作方案
一、公司基本情况介绍
(一)公司概况
湖北迈亚股份有限公司(以下简称“公司”)是经湖北省体改委鄂改生 (1993)6号文件批复同意,于1993 年3月26日在仙桃市工商行政管理局登记注册,公司设立时总股本为5,500万股,注册资本伍仟伍佰万元。2000年4月中国证券监督管理委员会证监发行字(2000)30号文批复同意公司向社会公开发行人民币普通股5,500万股,发行后总股本为18,700万股,并于2000年4月27日在深圳证券交易所上市交易。截止2011年11月31日,公司累计发行股票24,310万股,股票简称“ST迈亚”,股票代码“000971”。
(二)公司组织架构
公司根据经营管理需要建立了组织机构框架,明确规定了各部门的职责,形成了分工明确,相互配合,相互制约的管理体系,并根据公司业务变化情况及内部控制的需要,不断对组织机构进行优化。
公司组织架构图见附件二。
二、组织保障
为了给内控规范实施工作提供组织保障,公司成立了实施《企业内部控制基本规范》专项小组,小组成员名单如下:
■
此外,公司还要求各分厂成立各自实施《企业内部控制基本规范》专项工作小组,各产业负责人必须为小组总负责人,小组执行负责人和其他成员由其产业负责人指定,各分厂会计必须是小组成员。各分厂必须于2012年3月31日之前完成专项小组成员指定工作,并填写专项小组成员名单报公司董秘办备案。
三、内部控制建设工作计划
(一)内部控制实施范围
组织范围:内控实施范围为本公司(具体实施计划详见时间表)。
业务流程范围:公司实施内部控制的业务流程,由各专项小组依照《企业内部控制应用指引》的要求,根据自身经营规模、业务范围、风险水平等因素自行确定,并于2012年3年31月前将《内控体系建设——业务流程范围确认单》报公司专项小组批准后遵照执行。根据《企业内部控制应用指引》的要求,各专项小组现阶段应特别注意考虑以下与财务报告相关的业务流程,包括但不限于:组织架构、人力资源、采购活动、资产管理、销售业务、研究与开发、工程项目、财务报告、合同管理、信息系统。
(二)内控建设工作内容及具体时间安排
■
■
(三)披露内控工作情况
公司将按照要求在定期报告中准确完整披露内控规范实施进展情况,并定期向深圳证券交易所和湖北证监局报送内控规范实施进展情况报告,报告内容包括内控规范实施工作的开展情况、与工作方案中计划进度的对照情况、存在的主要问题及相关政策建议等。
四、内控自我评价工作计划
(一)确认自我评价范围
公司旨在建立具有自我更新、自我完善功能的内控体系,通过内控自我评价机制建设及定期开展内控自评价工作,从设计有效性和执行有效性两个方面评价内控体系,查找内控缺陷,促进内控体系不断完善。通过内控自评价工作开展,并出具《年度内部控制自我评价报告》,满足信息披露要求。
(二)预计自我评价工作时间安排
■
(三)内控自我评价报告的披露
公司将综合内部控制工作的整体情况,客观、公正、完整的编制公司内部控制自我评价报告,并报送经营层、董事会审计委员会、董事会和监事会,由董事会最终审定后与公司半年度报告和年度报告同时披露。
五、内部控制审计工作计划
公司将根据《基本规范》要求,聘请会计师事务所进行年度内部控制审计工作。
2012年公司内部控制审计工作安排如下:2012年上半年选定负责内部控制审计的会计师事务所,2012年下半年与年报审计同步开展内部控制审计工作;2013年3月将公司内部控制审计结果与公司2012年年报同时进行披露。
内部控制审计工作的责任人为董事会审计委员会主任委员。
湖北迈亚股份有限公司董事会
二O一二年三月三十日
附件二:
公司组织架构图
■
| 小组职务 | 姓名 | 公司职务 |
| 小组总负责人 | 唐常军 | 董事长 |
| 小组执行负责人 | 史新标 | 总经理 |
| 小组成员 | 黄华 | 人力资源总监 |
| 丁发富 | 财务总监 |
| 杜振刚 | 法审总监 |
| 张继红 | 董事会秘书 |
| 李文明 | 内审专员 |
| 别格 | 法务专员 |
| 序号 | 工作内容 | 计划完成时间 | 责任人 |
| 1 | ②组织公司管理层和业务骨干参与有关内控建设的专题培训,在公司内部推广和宣传内控控制体系建设的理念
③设立内审部门或指派内审专员 | 2012年3月 | 各项目组、公司管理层和业务骨干 |
| 2 | 各职能部门及分厂识别自身所面临的风险,汇总过去发生的风险事件,制作风险事件库,评估潜在风险,并根据风险发生可能性的定性、定量评估标准及其相互对应关系编写风险坐标图 | 2012年5月 | 各项目组、内控建设范围内所有部门 |
| 3 | 各职能部门及分厂对照风险坐标图中的重要风险点,根据规范性流程手册与各自原先的流程进行对比,查漏补缺,针对找出的内控缺陷提出整改方案 | 2012年6月 | 各项目组、内控建设范围内所有部门 |
| 4 | 积极推进并监督整改工作的有效执行 | 2012年9月 | 各项目组、内控建设范围内所有部门 |
| 5 | 专项小组将对照风险目录对整改结果进行第一轮检查,并根据《企业内部控制评价指引》对各公司整体内控体系建设进行初步评价 | 2012年10月 | 各项目组 |
| 6 | 针对第一阶段发现的问题,各职能部门及分厂继续整改 | 2012年11月 | 各项目组、内控建设范围内所有部门 |
| 7 | 进行第二轮内控检查,针对第一轮检查发现的内控缺陷进行跟踪测试,评价其整改情况 | 2012年12月 | 各项目组 |
| 8 | 年底内控自我评价和外部审计工作 | 2013年1月 | 各项目组、外部审计机构 |
| 工作安排 | 计划完成时间 |
①法审部挑选适当人员组成内控自评小组,并报公司董事会审计委员批准
②内控自评工作组确认进行自评的业务流程 | 2012年6月 |
①内控自评工作组设计工作时间表(应配合两轮内控检查时间,确保2013年1月底前完成自评工作),并设计自评工作底稿格式、内控缺陷具体评价标准
②总结上半年度内控规范的实施情况,向董事会审计委员会提交半年度内控自我评价报告 | 2012年7月 |
①配合专项小组的两轮内控检查,内控自评工作组对各职能部门及各分厂内控规范实施情况进行测试,并认定是否存在缺陷
②对发现的缺陷进行评价,编制缺陷评价汇总表,提出整改意见并编制整改任务单 | 2012年12月 |
| 汇总评价结果并向董事会审计委员会提交年度内控自我评价报告 | 2013年1月 |